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Politique de gestion contractuelle

Politique de gestion contractuelle

s’appliquant aux contrats municipaux et prévoyant des mesures pour assurer une saine concurrence entre les personnes contractant ou voulant contracter avec la municipalité.

Adoptée le 21 décembre 2010

Modifiée par la résolution numéro 2016-01-9050
adoptée le 19 janvier 2016

Modifiée par la résolution numéro 2016-11-9456
adoptée le 15 novembre 2016

Présentation

La présente « Politique de gestion contractuelle » est adoptée en vertu de l’article 938.1.2 du Code municipal.

En vertu de cette disposition, toute municipalité doit adopter une politique de gestion contractuelle s’appliquant aux contrats municipaux et prévoyant des mesures pour assurer une saine concurrence entre les personnes contractant ou voulant contracter avec la municipalité. Les mesures en question doivent viser sept (7) thèmes de préoccupation clairement précisés dans cette disposition législative. Ces thèmes doivent contenir minimalement deux mesures spécifiques.

Il est à noter que la présente politique n’a pas pour objectif de remplacer, modifier ou bonifier toute disposition législative ou règle jurisprudentielle applicable en matière d’octroi ou de gestion de contrats municipaux.

Les mesures de maintien d’une saine concurrence

Mesures 1

Mesures visant à assurer que tout soumissionnaire ou l'un de ses représentants n'a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l'influencer, avec un des membres du comité de sélection relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumission.
  1. Le conseil délègue, par le règlement 446-2016, le pouvoir au directeur général de former tout comité de sélection nécessaire pour recevoir, étudier les soumissions reçues et tirer les conclusions qui s’imposent.
  2. Tout comité de sélection doit être constitué avant le lancement de l’appel d’offres et être composé d’au moins trois membres.
  3. Tout membre du conseil, tout employé et tout mandataire de celle-ci doit préserver, en tout temps, la confidentialité de l’identité des membres de tout comité de sélection.
  4.  Lors de tout appel d’offres exigeant la création d’un comité de sélection, les documents d’appel d’offres doivent contenir des dispositions aux effets suivants :

Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses représentants n’a communiqué ou tenté de communiquer, dans le but d’exercer une influence, avec un des membres du comité de sélection.

Si un soumissionnaire ou un de ses représentants communique ou tente de communiquer, dans le but de l’influencer, avec un des membres du comité de sélection, sa soumission sera automatiquement rejetée.

e. Quiconque, avant l’adjudication d’un contrat, communique ou tente de communiquer, directement ou indirectement, avec un des membres d’un comité de sélection dans le but de l’influencer à l’égard d’un appel d’offres commet une infraction et est passible d’une amende de 5 000$ à 30 000$ dans le cas d’une personne physique et de 15 000$ à 100 000$ dans les autres cas (ajout de l’article 938.3.4, Code municipal)

Mesures 2

Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres
  1. Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que sa soumission a été préparée et déposée sans qu’il y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement avec tout autre soumissionnaire ou personne pour convenir des prix à soumettre ou pour influencer les prix soumis.

  2. Doit être insérée dans les documents d’appel d’offres une disposition prévoyant que si un soumissionnaire s’est livré à une collusion, a communiqué ou a convenu d’une entente ou d’un arrangement avec un autre soumissionnaire ou un concurrent pour influencer ou fixer les prix soumis, sa soumission sera automatiquement rejetée.

Mesures 3

Mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi
  1. Tout membre du conseil ou tout employé doit rappeler à toute personne qui communique avec lui aux fins de l’obtention d’un contrat qu’elle doit inscrire sa démarche au registre des lobbyistes.

  2. Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses représentants ne s’est livré à une communication d’influence aux fins de l’obtention du contrat, ou, si telle communication d’influence a eu lieu, joindre à sa soumission une déclaration à l’effet que cette communication a été faite après que toute inscription exigée en vertu de la loi au Registre des lobbyistes ait été faite.

Mesures 4

Mesures ayant pour but de prévenir les gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption
  1. La Municipalité doit, dans le cas des appels d’offres sur invitation écrite, favoriser dans la mesure du possible l’invitation d’entreprises différentes. L’identité des personnes ainsi invitées ne peut être rendue publique que lors de l’ouverture des soumissions.

  2. Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses collaborateurs ou employés ne s’est livré à des gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption.
  3. Tout appel d’offres doit indiquer que si une personne s’est livrée à l’un ou l’autre des actes mentionnés au paragraphe qui précède, la soumission de celle-ci sera automatiquement rejetée.

Mesures 5     

Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d’intérêts
  1. Toute personne participant à l’élaboration, l’exécution ou le suivi d’un appel d’offres ou d’un contrat, ainsi que le secrétaire et les membres d’un comité de sélection le cas échéant, doivent déclarer tout conflit d’intérêts et toute situation de conflit d’intérêts potentiel.

  2. Aucune personne en conflit d’intérêts ne peut participer à l’élaboration, l’exécution ou le suivi d’un appel d’offres ou d’un contrat.

  3. Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant qu’il n’existait aucun lien suscitant ou susceptible de susciter un conflit d’intérêts en raison de ses liens avec un membre du conseil ou un fonctionnaire.

Mesures 6

Mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus de demande de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte
  1. Aux fins de tout appel d’offres, le directeur général est identifiée à titre de responsable de l’appel d’offres à qui est confié le mandat de fournir toute information concernant l’appel d’offres et il est prévu dans tout document d’appel d’offres que tout soumissionnaire potentiel ou tout soumissionnaire doit s’adresser à ce seul responsable pour obtenir toute précision relativement à l’appel d’offres.

  2. Lors de tout appel d’offres, il est interdit à tout membre du conseil et à tout employé de la municipalité de répondre à toute demande de précision relativement à tout appel d’offres autrement qu’en référant le demandeur à la personne responsable.

Mesures 7

Mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser la modification d'un contrat.
  1. Toute directive de changement, qu’elle soit ou non susceptible d’occasionner des dépenses additionnelles par rapport au prix adjugé doit obligatoirement et préalablement être autorisée par le directeur général de la Municipalité et, dans tous les cas, la procédure décrite ci-après doit être respectée :
  • Tout changement proposé doit faire l’objet d’un rapport écrit et d’une recommandation de l’ingénieur, du contractant ou du consultant responsable du contrat ou, le cas échéant, de l’ingénieur ou du consultant en charge de la surveillance du chantier.
  • Lorsque la directive de changement n’est pas susceptible d’affecter le prix adjugé, ni n’a pour effet de modifier la nature du contrat attribué et qu’elle demeure à caractère accessoire, celle-ci peut être autorisée par le directeur général qui doit en faire rapport au conseil à la plus prochaine séance de ce dernier.
  • Lorsque la directive de changement recommandée est susceptible ou a pour effet d’accroître le prix adjugé de moins de 10 % ou, au maximum, selon le montant autorisé au règlement sur la délégation de compétence au directeur général, selon le moins élevé des deux montants, le directeur général peut, avec l’assentiment de la préfète, autoriser par écrit le changement recommandé.  En tel cas, le directeur général et la préfète en font rapport à la plus prochaine séance du conseil municipal.
  • Lorsque la directive de changement recommandée implique un dépassement de plus de 10 % du montant adjugé ou, selon le montant autorisé au règlement sur la délégation de compétence au directeur général, seul le conseil de la Municipalité a l’autorité requise pour autoriser, par résolution, la directive de changement.
  • Nonobstant la disposition précédente, lorsqu’il se présente une situation d’urgence susceptible de retarder de façon importante le progrès d’un chantier ou la réalisation d’un contrat alors qu’un tel délai est susceptible d’accroître significativement les coûts de réalisation, il demeure loisible au directeur général d’autoriser une directive de changement recommandée par écrit par l’ingénieur ou le consultant responsable du contrat ou de la surveillance du chantier et qui dépasse le moins élevé des montants établis à la disposition précédente aux conditions suivantes:

Le directeur général obtient l’assentiment de la préfète et

le directeur général transmet à chacun des membres du conseil et obtient d’une majorité de ceux-ci leur assentiment écrit à la directive de changement proposée.

Dans tous les cas, la directive de changement ne doit impliquer que des travaux de même nature ayant un caractère accessoire par rapport au contrat.

Rien, dans la présente disposition, ne doit être interprété comme contraignant la Municipalité, son conseil ou ses officiers à autoriser une directive de changement.

Dans tout appel d’offres, la Municipalité indique que des réunions de chantier seront tenues régulièrement pour assurer le suivi de l’exécution du contrat.

 

 

 

 

DANIELLE H. ALLARD
Préfète
 
LINE LAPORTE
Directrice générale et secrétaire-trésorière

Sainte-Julienne,
le 18 novembre 2016